La posta elettronica certificata, quella che tutti conosciamo con la sigla PEC, si afferma sempre di più come strumento fondamentale per la comunicazione digitale certificata. La PEC è molto importante perché mette a disposizione una validità legale alle tradizionali e-mail e così garantisce sicurezza e affidabilità.
Potrebbe essere essenziale integrare la PEC con alcuni client di posta elettronica, come Microsoft Outlook, per semplificarne la gestione e ottimizzare il flusso di lavoro. Ma come fare? Approfondiamo l’argomento.
Gli elementi indispensabili per iniziare
Outlook è da sempre uno dei software più utilizzati per la gestione delle e-mail e da quando in Italia è stato introdotto lo strumento della Pec – che su letterasenzabusta.com, fornitore di servizi digitali, si può attivare gratuitamente – molte persone preferiscono gestire le mail certificate da questa piattaforma piuttosto che dai siti dei provider di riferimento.
È essenziale possedere tutti gli elementi necessari prima di provare a configurare la procedura. Bisogna possedere, in particolare, un indirizzo di posta elettronica certificata, avere installato Outlook e avere le credenziali di accesso alla casella PEC, quindi l’indirizzo e-mail e la password.
La procedura di configurazione della PEC su Outlook
Andiamo a vedere adesso come agire a livello pratico per configurare la PEC su Outlook. Innanzitutto, bisogna procedere all’apertura di Outlook e ad effettuare l’accesso alle impostazioni. Per iniziare il processo di configurazione, ci si deve portare nel menu File e selezionare Aggiungi account.
Poi si passa all’inserimento delle credenziali PEC. Basta inserire l’indirizzo PEC e la password e selezionare Opzioni avanzate. Bisogna assicurarsi di spuntare la voce Configura il mio account manualmente e poi si prosegue cliccando su Connetti.
Si sceglie il tipo di account e si configura il server, optando per POP o IMAP, per quanto riguarda il tipo di account, a seconda delle necessità. Successivamente si devono inserire le informazioni del server in entrata e in uscita fornite dal provider PEC.
Nella sezione delle impostazioni avanzate, occorre configurare le opzioni di sicurezza. Per fare questo si deve selezionare la crittografia SSL/TLS, per l’entrata e in uscita, impostando le porte corrette che solitamente sono 995 per POP e 993 per IMAP. Poi si devono confermare le impostazioni e cliccare su Avanti e a questo punto la configurazione viene completata.
L’organizzazione e la gestione delle e-mail
Sicuramente la configurazione delle e-mail certificate su Outlook rappresenta un passo fondamentale per riuscire a gestire tutto con molta efficacia. Per raggiungere questo obiettivo, però, è importante organizzare le e-mail per gestire meglio le comunicazioni.
Per esempio, potrebbe essere fondamentale mantenere un archivio ordinato. Si possono utilizzare le funzioni che Outlook mette a disposizione perché le e-mail vengano smistate automaticamente in cartelle dedicate.
Si può impostare anche una firma digitale per le PEC, in modo che le comunicazioni ottengano una maggiore rilevanza in termini di professionalità e autenticità. Inoltre, è possibile utilizzare la funzione di risposta automatica per far sapere al mittente dell’e-mail la ricezione del messaggio.
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo della PEC
Ci sono molti vantaggi dell’utilizzo della PEC, che vanno anche oltre la semplice gestione delle e-mail. Soprattutto quando la PEC viene integrata con un client come Outlook, si ottengono più sicurezza nelle comunicazioni e una riduzione dei tempi e dei costi.
Se ne guadagna in termini di accessibilità e di flessibilità, perché con la PEC e Outlook si può accedere alle comunicazioni certificate in qualunque momento e in qualsiasi luogo, avendo a disposizione semplicemente una connessione ad internet.
In questo modo si rimane sempre aggiornati e si possono gestire le comunicazioni tempestivamente. Si elimina la necessità di utilizzare la posta cartacea per l’invio di documenti ufficiali, come, per esempio, i contratti, e si garantisce allo stesso tempo una consegna istantanea dei messaggi stessi.