Il trasloco in un ufficio è un momento chiave per ciascuna attività, e può anche essere visto come un modo per ottimizzare il proprio lavoro o finalizzato ad un cambiamento importante. Se il proprio ufficio viene gestito male, si potrebbe arrivare ad avere un forte stress, per poi dover risolvere la situazione quanto prima possibile.
Vi sono però dei piccoli passaggi che facilitano un trasloco corretto dell’ufficio, e che possono essere trovati di seguito.
Come organizzare il trasloco di un ufficio
Al fine di organizzare al meglio il proprio trasloco, è necessario creare un mansionario e dividere ciascun ruolo tra i collaboratori.
Ognuno avrà quindi un compito specifico e dovranno essere preparati degli scatoloni appositi: al fine di non creare confusione, normalmente si consiglia di contrassegnarli con colori differenti a seconda della destinazione o degli oggetti che contengono. Grazie a questa semplice organizzazione non si perderà nulla e si potrà facilmente iniziare il lavoro in tempo.
Organizzazione del trasloco di un ufficio
La propria compagnia è fondamentale per un trasloco, così come i costi ed i suoi tempi. Al fine di evitare un tempo troppo lungo e dei costi elevati, solitamente dati da delle apposite aziende, è possibile decidere di traslocare in autonomia e farsi aiutare da qualcuno.
In caso contrario, se il materiale è eccessivo e non lo si può gestire in autonomia, è consigliabile rivolgersi a degli appositi professionisti, come questa impresa di trasloco a Milano. In quest’ultimo caso, si dovrà solo preparare gli scatoloni e successivamente sistemarli una volta in ufficio.
Al fine di considerare tutto il tempo necessario per un trasloco ottimale, è consigliabile svolgere i seguenti step:
- preparazione dell’imballaggio degli oggetti fragili;
- svuotare completamente scaffali e scrivanie;
- recupero degli scatoloni;
- preparazione al trasporto di articoli elettronici o contenenti polvere ed inchiostro per le stampe.
Nel caso in cui si è troppo indaffarati con il proprio lavoro, è possibile lasciare tutte queste mansioni ad una ditta specializzata che si occuperà del tutto, compreso l’inscatolamento, il trasporto e la stessa sistemazione degli oggetti nel nuovo ufficio.
Cosa non è consigliato portare
Se possibile, bisogna evitare di portare alcuni elementi facilmente perdibili o che non servono. Infatti, mentre gli elementi non vincolati da delle norme possono essere facilmente distrutti, si consiglia di digitalizzare la documentazione se possibile.
In tal modo, si potrà ridurre l’ingombro ed archiviare tutti i documenti online. Invece, per quanto riguarda la cancelleria, è consigliabile fare un rinnovo degli elementi ormai esausti e tenere quelli che ancora sono in ottimo stato.
Coosa non si deve dimenticare
È fortemente necessario non scordare di effettuare vari processi, tra cui la chiusura di tutte le utenze. Infatti, ci si deve ricordare di chiudere gas, luce, acqua, ADSL o linea telefonica.
Nel caso in cui si voglia pagare tramite la banca, sarà comunque necessario revocare i collegamenti di addebito diretto sul proprio conto corrente nell’apposito sportello.
Nel caso in cui ci si deve trasferire in un ufficio che già si occupa di queste utenze, sarà possibile non preoccuparsi di questi particolari.
Avvisare la propria utenza
Il trasloco non è solo un momento importante, ma anche una novità per coloro che tipicamente si frequentano. È quindi necessario cercare di contattare tutti gli interessati, dagli amici più stretti e genitori a fornitori, collaboratori esterni e clienti.
Al fine di raggiungere anche coloro che non sono stati contattati via telefono o e-mail, si può riporre un cartellino con i propri contatti ed il nuovo indirizzo nella porta del vecchio ufficio.